L’un des freins les plus importants est le manque d’engagement réel de la direction, considérant que la qualité doit être portée « que » par le responsable qualité, la direction ne soutient pas activement la démarche, ne donne pas les moyens, ne fixe pas le cap, ne rappelle pas les fondamentaux. Le deuxième frein est la résistance au changement de l’ensemble des acteurs, « on a toujours travaillé comme ça, pourquoi changer ! ». Le troisième frein est une pensée erronée comme quoi un système qualité n’est qu’une pyramide de documents.
Pour tenter de réduire les freins, il faut que la direction prenne conscience qu’une démarche qualité est un projet global, tous y participent (management collaboratif) et les changements opérés doivent apporter une amélioration de l’organisation et du produit. La direction doit affirmer son attachement à la qualité, aux valeurs véhiculées, à l’importance du client et aux respects des exigences légales et réglementaires. La norme en elle-même apporte peu de contrainte à ceux qui respecte le client, les exigences légales, la conformité du produit, dans ce cas la norme s’adapte à l’entreprise.
Pour ce qui concerne le changement, il faut avec les acteurs, se donner les moyens de changer, le monde change, la législation change, les métiers changent…, l’encadrement doit régulièrement s’attacher à communiquer et expliquer les changements importants.
Quant au système documentaire, il peut faire appel aux techniques modernes, une procédure peut être décrite par des images ou un film, une revue de direction peut être un PowerPoint, un courriel est une preuve d’action, un logigramme vaut mieux qu’un long discours, l’informatique peut aider à tendre vers moins de papier… et puis n’oubliez pas que plus votre personnel est formé et qualifié (vous savez celui qui fait ça depuis 15 ans) moins on a besoin de détailler les procédures.
La démarche qualité est un révélateur, si c’est difficile à mettre en œuvre, c’est que votre entreprise n’est pas suffisamment organisée et/ou que vous avez des difficultés à assurer régulièrement la conformité du produit.