Au sens de la norme, il est document comprenant trois éléments :
- il décrit la situation géographique et juridique de l’entreprise, il décrit le domaine d’application c.à.d. la description des activités soumises au système de management de la qualité (avec les éventuelles exclusions).
- il intègre les six procédures obligatoires ou la référence à celle-ci, les six procédures sont la maitrise des documents, la maitrise des enregistrements, la maitrise des non conformités, la maitrise des actions correctives, la maitrise des actions préventives, la gestion des audits internes.
- Une description, en général dans une cartographie détaillée, des interactions entre les processus du SMQ.
Au début des démarches Qualité, il est livre et document papier, il a de l’embonpoint, il est structuré par les chapitres de la norme, il est crée par le Responsable qualité, sa gestion est décrite en son sein, il répond strictement aux exigences de la norme, il est le chapeau et le lien avec toute la pyramide documentaire, il est réservé à la qualité, aux auditeurs et au certificateur, il est manuel qualité.
Après le passage des cycles de l’amélioration continue, il est plaquette commerciale ou Powerpoint, il peut même être vidéo, il est affuté, il est « marketing », il est structuré en fonction des processus, il est pensé de concert (par la direction, la communication, le marketing, la qualité…), sa gestion est décrite dans la procédure de maitrise des documents, il est outil de communication interne et externe, il est connu de tous, il y a de la valeur ajoutée, il présente l’entreprise aux clients, aux institutions, aux parties intéressées, il est le document de base pour réponse aux appels d’offres, il est colorisé, agréable, photogénique, il est manuel du système de management, il est manuel d’intégration des systèmes Qualité, Sécurité et Environnement, il est pour certains « Manuel du travailler et vivre ensemble », pour d’autres il est CQ : « Communication et Qualité », pour d’autres encore, il est manuel du développement durable ou Manuel de l’organisation et de l’innovation…
Au-delà de l’exigence, il est ce que vous en faites, une charge pour beaucoup, un outil précieux pour les autres.