Le représentant de la direction, membre de l’encadrement, chargé du Système de management de la qualité est un acteur indispensable de la gestion de l’entreprise. Son absence prolongée (Maladie, congés maternités, départ…) ou son inaction (Attribution d’autres tâches) est préjudiciable à la bonne marche de l’entreprise. Hors de question de laisser le SMQ et son amélioration continue, sans pilote pendant des mois !
Vous devez donc traiter toute absence en 4 points : (PDCA).
D’abord, Prévoir, anticiper c.à.d. analyser les risques et les impacts de l’absence du responsable du SMQ sur votre organisation, si vous ne l’avez déjà fait, vous pouvez le faire en revue de direction dans le thème : changement pouvant affecter le SMQ, cela se fait dés le soupçon d’absence ou la probabilité et non pas lorsque l’absence est avérée. (Au passage cela vous oblige à faire des revues de direction en réaction et en fonction des événements impactant l’organisation de l’entreprise)
Ensuite, prendre des décisions soit définitives, soit provisoires, mais en tout état de chose, ne pas laisser le poste vacant, vous devez nommer le remplaçant dans l’engagement de la direction, préciser ses fonctions dans une fiche de poste, définir ses autorités et responsabilités, le positionner sur l’organigramme, préciser le partage des taches s’il est polyvalent ou multi casquettes, prévenir le certificateur.
Puis vérifier l’intégration de la personne dans l’organisation (revue du processus Intégration ou RH), faire des réunions de suivi du processus pilotage et/ou amélioration continue (revue de processus Pilotage ou amélioration continue) pour vérifier la compréhension du nouvel arrivant aux pratiques et méthodes de l’entreprise.
Et enfin, si nécessaire, ajuster le poste, compléter la formation initiale par des formations spécifiques au management, préciser les taches, assurer un tutorat efficace…
L’absence du responsable du SMQ, n’est plus un motif de report d’audit tierce partie. L’absence du responsable du SMQ, prolongée et non traitée est une non-conformité. Le responsable du SMQ qui ne serait pas un membre de l’encadrement, qui n’aurait pas l’autorité nécessaire est une non-conformité. La direction de l’entreprise qui ne fournit pas les moyens, le temps, les ressources nécessaires à la mise en œuvre continue de son SMQ, s’expose à une non-conformité. La direction de l’entreprise qui ne fournit pas les moyens, le temps, les ressources nécessaires au responsable du SMQ, s’expose à une non-conformité. (Le responsable du SMQ peut avoir d’autres attributions, mais attention à une juste répartition des taches, La Qualité ne doit pas être une tache subalterne)