Le dossier du personnel est un ou plusieurs dossiers Papiers et/ou Numérique et doit comprendre :
L’identité du salarié :
- Nom, prénoms, nom d’usage
- Domicile légal
- Date et lieu de naissance
- Numéro de sécurité sociale
- Titre de séjour et autorisation de travail selon les cas
- Avis d’aptitude à l’emploi du médecin du travail
- DUE
Les informations de protection sociale
- Situation familiale
- Nombre d’enfants à charge et date de naissance
- Liste des bénéficiaires du capital décès
- Attestation de travailleur Handicapé
- Information sur mutuelles et prévoyances
Les activités professionnelles antérieures
- Certificats de travail précédents
- Attestations du salarié d’être libre de tout engagement
- Clauses de non concurrence précédentes
- Attestation de formations antérieures
- Qualifications particulières
Les activités professionnelles simultanées
- Nombre d’heures effectuées chez d’autres employeurs
- Clauses de non concurrence des autres employeurs
- Attestation de formations
- Qualifications particulières
Le poste de travail
- Lettre de candidature du salarié au poste
- Lettre d’embauche
- Contrats de travail, courriers et avenants relatifs aux contrats de travail
- Copie des diplômes
- CV actualisé
- Extrait du casier judiciaire selon les cas
- Carnet de vaccinations selon les cas
- Attestation de la médecine du travail
- Fiche de poste, de mission ou de fonction
- Les copies des fiches de paie
L’évolution du poste ou de la carrière
- Fiche de poste, de mission ou de fonction actualisée
- Entretien individuel annuel
- Entretien professionnel
- Attestations de formation internes
- Attestations de formation et qualifications acquises
- Accord DIF – CIF
- Nombre de trimestre de cotisations (selon l’âge)
- Lettre d’embauche
- Contrats de travail, courriers et avenants relatifs aux contrats de travail
Les absences et accidents du travail
- Fiche d’absence et de congés
- Courriers ou formulaires relatifs aux congés
- Déclaration d’AT
- Courriers relatifs aux AT, absences, prolongations
- Courriers relatifs aux échanges avec les organismes concernant les absences et AT
- Maternité (certificat médical)
- Courriers relatifs à la Maternité
- Lettre de l’employeur précisant les aménagements possibles, les changements de poste…)
- Congés parentaux
Les sanctions
- Courriers relatifs aux sanctions de la part de l’employeur
- Lettres d’avertissement
- Blâme
- Courriers de réponse du salarié
- Convocations et notifications
- Fiche d’absence et de congés
- Courriers ou formulaires relatifs aux congés
- Déclaration d’AT
Le départ
- Courriers relatifs au départ du salarié
- Certificat de travail
- Attestation pole emploi selon les cas
- Solde de tout compte
- Acte transactionnel
N’oubliez pas, en cas de départ de l’entreprise (hors départ à la retraite), de restituer une copie de tout ou partie du dossier du personnel au salarié, par exemple en format PDF et de vérifier votre conformité aux exigences CNIL.