C’est un processus (une activité) nécessaire au système de management de la qualité et dont la mise en œuvre est confiée à une partie extérieure.
L’ISO 9001 souligne que lorsque l’organisme choisit d’externaliser, il ne saurait ignorer sans plus ce processus, ni l’exclure du SMQ. Un processus externalisé peut être réalisé :
- Par un fournisseur, un prestataire ou sous traitant qui est totalement indépendant de votre entreprise et qui perçoit une contrepartie financière.
- Par une entité du groupe auquel vous appartenez (holding, siège, filiales…), qui n’est pas soumis au même système de management de la qualité et qui peut fournir la prestation sans contrepartie financière directe.
Quelques exemples :
– La location de bâtiments et d’infrastructures
– L’achat de matières premières par la société mère
– Le recrutement du personnel réalisé par le siège ou par un cabinet conseil
– La gestion de la veille réglementaire par la Holding
– Le transport lorsque c’est vous qui facturez le client
– La sous-traitance sur les produits fabriqués
– La maintenance du système d’information et des machines
– Les centres d’appels mutualisés.
– L’étalonnage des équipements de mesure (métrologie)
– La mise à disposition de personnels intérimaires
La « nécessaire maitrise » du processus externalisé passe d’abord par son identification dans vos processus (cartographie) puis par la surveillance du processus, les méthodes et outils sont libres mais voici quelques pistes permettant d’assurer un processus externalisé :
- Etablir un contrat de partenariat avec des objectifs mesurables
- Fournir, aux sous traitants, un plan d’assurance qualité ou un dossier comportant les informations clés et les caractéristiques critiques de la prestation
- Assurer des audits ou des vérifications chez vos fournisseurs et sous traitants
- Réaliser les revues de contrat de vos clients avec le sous traitant
- Promouvoir la certification de vos fournisseurs
- Réaliser des revues de processus communes
- Demander une analyse de risques (AMDEC…)
- Demander une analyse des causes en cas d’anomalies
- Etablir un contrat de service avec objectifs (si on appartient au même groupe par exemple)
Dernier point important, le chapitre « Processus Achat » reste applicable.