La réponse aux appels d’offres et aux demandes commerciales nécessitent un professionnalisme et des compétences accrues.
L’entreprise ne doit plus promouvoir « seulement » sa compétence technique mais l’efficience de son organisation, efficience qui passe par la mise en place d’un système global répondant aux préoccupations du développement durable à savoir efficacité économique, environnementale et sociétale. (cf. ISO 9001 – 9004 – 14001 – OHSAS 18001 – ISO 26000…)
La qualité de la réponse aux AO se démontre par des pratiques définies et un vocabulaire commun, l’ISO 9001 est un cadre adapté à une méthodologie « professionnelle » de réponse aux AO.
En voici les étapes :
1- Définir les responsabilités et autorités : Définir les acteurs (internes et externes) qui apporteront leurs compétences pour une réponse collégiale à l’AO (expert technique, qualité, financière, organisationnelle, juridique….). Lorsqu’un acteur est externe à l’entreprise (par exemple cabinet juridique), le système de management de l’entreprise doit démonter la maîtrise du processus externalisé c’est à dire définir très précisément la relation (contrat, objectifs, missions, éléments d’entrée et de sortie du processus…) et les méthodes de suivi (réunions, audits, compte rendu, analyse des causes…).
2- Définir le processus de réponse aux AO : L’activité de réponse aux AO doit être décrite dans le système de management, les procédures doivent être validées, des revues d’offre et/ou de contrat (réunions) programmées, les revues de processus planifiées pour améliorer le dispositif en continu.
- Il convient de déterminer dans un premier temps les différents types d’AO et leur classification dans l’entreprise.
- Ensuite, définir les instances qui statuent sur la réponse ou pas à l’AO, sur la faisabilité technique, qualité, financière, légale et juridique. (Comité GO / NOGO, Comité technique…).
- Dans l’ISO 9001, cela correspond à la revue des exigences clients et à la revue d’offre.
- Prévoir, également, les outils de mesure et de surveillance de cette activité (revue de processus, indicateurs, plan d’actions…)
- Et enfin, répondre à l’AO de manière structurée, et en cas de réponse positive réaliser une revue de contrat (revoir l’ensemble de l’AO).
Vérifier que l’ensemble des exigences client seront satisfaites.
3- Définir les outils, les documents et les modèles : Les outils sont nombreux :
- Le manuel qualité ou de management intégré doit contenir l’ensemble de la description de l’entreprise.
- Les plaquettes commerciales et supports de communication (cd rom, PowerPoint, plaquette marketing…)
- Les outils de signature électronique (WAES 01)
- Les progiciels de gestion de texte (modèle prédéfinis en fonction des types d’AO)
- Les plateformes de Sourcing et de veille des marchés publics
- La cartographie générale des processus
- La fiche d’identité du processus « réponse aux AO »
- Mind mapping ou check list de rédaction structurée ou de scénario de réponse
- Bibliothèque d’argumentaires et de retour d’expérience
- Textes juridiques et réglementaires (veille réglementaire, clauses juridiques…)
4- Améliorer en continu : Déterminer une méthode permettant de faire progresser le processus de réponse aux appels d’offre, d’assurer le retour d’expérience, de développer le lobbying, de participer à des réunions et/ou des groupes de travail sur le sujet « AO »